세금 신고 시즌이 왔습니다—서류 때문에 주말을 망치지 마세요. 복합기와 스캐너를 장만하세요, 제 말을 믿으세요.
밤 10시에 인쇄해야 할 W-2(근로소득 원천징수 영수증)를 멍하니 바라보는데 문구점은 한 시간 전에 문을 닫았을 때 그 낙담한 기분 아시나요? 아니면 세금 신고 마감일이 다가오는 와중에 구겨진 영수증을 휴대폰으로 하나하나 찍어야 하는 공포감이요. 저도 겪어봤고, 정말 끔찍하죠. 바로 그런 이유로 괜찮은 복합기와 스캐너는 공포에 질린 4월을 묘하게 수월한 평일로 바꿔줍니다. 지금 당장 선택할 수 있는 방법도 확실해요—이번 시즌 동안만 빌리거나, 세일 중인 복합기를 좋은 가격에 구입하는 거죠. 실수를 미리 다 겪은 친구처럼 제가 찬찬히 설명해드릴게요.
상상해보세요. 3월의 어느 날, 제 식탁이 영수증, 기부금 서류, 청바지에 넣고 세탁할 뻔했던 1099(기타소득 신고서) 한 장으로 뒤덮여 있습니다. 예전에는 복합기가 그냥 비싼 책상 장식인 줄로만 알았는데, 나중에 알고 보니 세금 준비 사령부나 다름없더군요. 작은 사업체를 운영하는 저는 동굴에서 인쇄한 것처럼 잉크가 번지는 민망한 상황 없이 W-2를 뽑을 수 있어요. 게다가 세금용 영수증을 스캔할 때 더 이상 흐릿한 휴대폰 사진을 눈 찡그리며 볼 필요도 없죠. 그냥 한 뭉치를 자동 공급 장치에 넣고 버튼을 누르면 삑, 회계사가 칭찬할 만큼 선명한 PDF 파일이 만들어집니다. 많은 사람이 ‘세금 서류용 스캐너’가 무슨 특수 장비라고 잊고 사는데, 깔끔한 디지털 파일과 회계사의 한숨을 부르는 바랜 종이 신발 상자 더미를 가르는 차이일 뿐입니다.
물론 이해합니다. 새 기계를 또 들이고 싶지 않은 분들도 있겠죠. 신고는 1년에 한 번, 몇 달만 쓰면 되는 분들은 말 그대로 ‘세금 시즌용 스캐너 복합기’를 빌릴 수 있어요. 진심으로, 많은 장비 대여점이나 심지어 일부 온라인 서비스에서 괜찮은 복합기를 단기 임대해줍니다. 집이라고 해봐야 ‘식탁 위에 노트북 올려둔’ 수준이라면 이보다 좋은 방법이 없죠. 택스 시즌용 프린터를 빌려서 필요한 복사와 스캔을 전부 해치우고, 보모나 조수용 W-2도 인쇄한 뒤, 나머지 11개월 동안 먼지만 쌓일 기계를 돌려보내면 됩니다. 저도 고물 잉크젯이 신고 전날 밤 고장 났을 때 한 해 그렇게 했어요. 동네 가게에 가서 웬만한 기능을 다 할 수 있는 기기를 빌려 4월에 반납했죠. 어수선한 것도, 스트레스도 전혀 없었어요.
하지만 부업이나 임대 부동산을 운영하거나, 그냥 1년 내내 서류를 정리하고 싶은 분이라면 구입이 훨씬 이득입니다. 세금 신고를 위한 ‘최고의 복합기’는 반짝이는 불빛이 가장 많은 제품이 아니라 기본 기능을 말썽 없이 해내는 기기예요. 빠른 스캔을 위한 자동 문서 공급 장치, 용지 낭비를 막아주는 양면 인쇄, 장당 비용이 폭탄이 아닌 믿을 만한 잉크나 토너 시스템 같은 거죠. 최근 몇몇 모델을 눈여겨보고 있는데, 현재 일부 판매처에서 복합기 택스 시즌 세일을 진행 중이라 할인 폭이 커서 두 달 치 렌털 비용보다 구입이 더 쌀 정도예요. 만약 세금용 복합기를 사기로 마음먹는다면, OCR 소프트웨어가 좋다고 홍보하는 제품을 찾아보세요. 스캔한 영수증을 검색 가능한 텍스트로 바꿔주는데, 미처 기록하지 못한 지출을 급하게 찾을 때 정말 귀중하거든요.
여기서 진작 누가 알려줬더라면 좋았을 부분이 있어요. 세금 서류에 파묻혀 있을 때 모든 스캐너가 똑같이 유용한 건 아닙니다. 세금 준비용 스캐너는 들쭉날쭉한 종이 규격을 처리할 수 있어야 해요. 반으로 자른 기부금 영수증, 리걸 사이즈 서류, 성가시리만큼 긴 약국 영수증 같은 걸 말이죠. 제 첫 스캐너는 레터 사이즈가 아닌 것은 죄다 잡아먹어서 바보처럼 40장을 한 장씩 손으로 넣어야 했습니다. 그러니 세금 서류용 스캐너를 고를 때는 용지 핸들링 사양을 꼭 확인하세요. 요즘은 저가형 모델에도 긴 영수증 전용 슬롯이 있는 경우가 많은데, 덕분에 작년에 정신을 차릴 수 있었어요. 또 직원이나 가사 도우미를 위해 W-2를 인쇄해야 하는 입장이라면, 빌리거나 사는 기기가 등록(정렬)을 안정적으로 유지하는지 반드시 확인하세요. 가운데가 맞지 않은 W-2는 의외로 꼴사나워 보이고, IRS(미국 국세청)는 프린터가 새것이었다고 봐주지 않거든요.
요즘 세금 신고용 복합기는 그야말로 스위스 군용 나이프와 같습니다. 양식을 인쇄하고, 증빙 자료를 스캔하며, 신분증을 복사하고, 때로는 아직도 팩스를 고집하는 구세대 기관에 문서를 팩스로 보내기까지 하죠. 서명한 위임장을 팩스로 보내야 했는데 사무용품점에서 페이지당 3달러(약 4,000원)를 달라고 하더라고요. 바로 그때 제 100달러(약 13만 원)짜리 복합기가 이미 본전을 뽑았다는 사실을 깨달았습니다. 택스 시즌 세일 때는 식탁 근처에 두고 커피를 내리는 동안 영수증을 스캔해 스마트폰이나 클라우드에 바로 저장할 수 있는 무선 모델도 살 수 있어요. 이러면 전체 과정이 거의… 즐거워지기까지 할까요? 네, 즐겁지는 않아도 분명 덜 혼란스럽습니다.
빌릴지 살지 고민하는 건 자신의 생활 패턴에 딱 맞추면 된다는 장점이 있어요. 일회성 서류에 허우적대며 그냥 숨통이 트이길 원한다면 세금 시즌용 스캐너 복합기를 빌려서 간단히 끝내세요. 내년에도 W-2를 인쇄해야 하고, 보험 청구나 학교 서류 같은 임의 스캔까지 처리해야 한다면, 복합기 택스 시즌 세일을 놓치지 않는 게 답입니다. 주변에 세금 신고 때문에 기계를 샀다가 요리 레시피 카드나 어린 시절 사진을 디지털로 변환하는 데까지 쓰는 친구들도 있어요. 알고 보면 괜찮은 스캐너는 묘하게 중독성이 있더라고요.
그러니 또 올해도 마지막 순간에 24시간 복사 가게로 달려가는 일을 받아들이기 전에 잠시 숨을 고르세요. 당장 닥친 혼란을 덮어줄 대여 옵션을 찾아보거나, 오래 두고 쓸 복합기 세일을 물색하세요. 집 밖으로 나가지 않고 인쇄, 복사, 스캔을 모두 해낼 수 있다면, 늦은 밤 시간을 서류 대신 다른 일에 쓸 수 있습니다. 게다가 회계사는 구겨진 봉투 속 수수께끼 영수증 뭉치 대신 정리된 디지털 파일을 받아보고 아마 고마워할 거예요. 건투를 빕니다—잘 해낼 수 있어요. 새로 들인 프린터 친구가 도울 준비를 마쳤으니까요.