Bí quyết điều hành chuỗi cung ứng toàn cầu ngay tại bàn bếp của bạn (Không cần mặc vest)
Tôi chưa từng nghĩ mình sẽ tối ưu các tuyến vận tải đường biển trong lúc chờ cà phê pha xong, nhưng giờ thì đúng là như vậy. Toàn cầu hóa và làm việc từ xa đã va chạm vào nhau, và đột nhiên cách chúng ta vận chuyển hàng hóa qua biên giới trở nên rất khác so với một thập kỷ trước. Đây không chỉ là việc gửi các thùng hàng—mà là dàn dựng một bản giao hưởng gồm con người, dữ liệu và tài sản vật chất từ cách xa hàng nghìn dặm. Và thực lòng, khi đã quen rồi thì việc này khá thú vị.
Bạn biết điều gì buồn cười không? Hầu hết mọi người nghĩ quản lý logistics từ xa chỉ là theo dõi các kiện hàng trực tuyến. Nhưng thực ra đó là một cách tư duy hoàn toàn mới về cách hàng hóa đi từ điểm A đến điểm B khi điểm A là phân xưởng nhà máy ở Việt Nam và điểm B là trung tâm phân phối ở Rotterdam, còn bạn thì đang ngồi ở văn phòng tại nhà tại Austin. Những thách thức chuỗi cung ứng toàn cầu mà chúng ta đối mặt hôm nay không chỉ là tình trạng thiếu hụt công suất hay ùn tắc cảng—mà là về khả năng quan sát (visibility). Khi nhóm của bạn phân tán khắp các múi giờ, bạn cần thấy những gì đang xảy ra mà không cần có mặt trực tiếp.
Để tôi kể một câu chuyện ngắn. Năm ngoái, một người bạn phụ trách tìm nguồn hàng cho một thương hiệu nội thất quy mô vừa có lô hàng ghế mây bị kẹt ở Cảng Long Beach. Bình thường, anh ấy sẽ bay tới, đi đi lại lại trên cầu cảng và thuyết phục các nhân viên điều hành bến bãi. Thay vào đó, anh ấy phải ở nhà vì một trận bão tuyết, phối hợp mọi thứ thông qua sự kết hợp giữa các công cụ phần mềm logistics từ xa và một nhóm WhatsApp với đại lý giao nhận vận tải, quản lý kho ở LA và một nhân viên điều phối xe tải. Anh ấy không chỉ cứu được lô hàng—anh ấy nhận ra lẽ ra mình đã có thể làm như vậy từ lâu, tiết kiệm hàng nghìn đô la chi phí đi lại. Đó là sức mạnh của việc suy nghĩ lại cách cải thiện hiệu quả logistics khi bạn không thể có mặt ở khắp mọi nơi.
Vậy, điều gì thực sự hiệu quả? Dưới đây là một vài mẹo tối ưu hóa chuỗi cung ứng nghe không giống biệt ngữ doanh nghiệp mà giống những lời tâm sự thật từ một người đã từng lăn lộn trong nghề.
Đầu tiên, hãy coi khả năng quan sát (visibility) như oxy. Nếu bạn không nhìn thấy, bạn không thể sửa chữa. Các giải pháp khả năng quan sát chuỗi cung ứng đã tiến rất xa so với các bảng điều khiển ERP cồng kềnh. Các nền tảng hiện đại cho phép bạn theo dõi mức tồn kho, các cột mốc lô hàng và thậm chí cả các gián đoạn thời tiết tiềm ẩn theo thời gian thực. Điều tuyệt vời nhất? Nhiều nền tảng trong số đó kết nối trực tiếp vào hệ thống hiện có của bạn, nhờ vậy việc phối hợp chuỗi cung ứng của nhóm từ xa không kéo theo những chuỗi email dài dằng dặc. Tôi từng thấy các nhóm dùng các công cụ như Project44 hoặc FourKites để tạo ra một giao diện quản lý hợp nhất (single pane of glass)—và đột nhiên, khoảng cách không còn quan trọng nữa.
Thứ hai, và điều này nghe có vẻ phản trực giác, là hãy cố tình giao tiếp nhiều hơn mức cần thiết. Khi bạn quản lý logistics từ xa, sự im lặng có thể gây chết người. Tôi thường khuyên mọi người thiết lập một nhịp điệu: một buổi họp đứng (standup) 15 phút hằng ngày với nhóm logistics, một buổi đào sâu hằng tuần về các lô hàng hiện tại và một buổi họp chiến lược hằng tháng để nhìn vào bức tranh toàn cảnh. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đó chính là chất keo gắn kết mọi thứ khi quản lý kho của bạn ở Ba Lan không biết gì về kế hoạch của trưởng nhóm thu mua ở Singapore. Nhịp điệu đó trở thành xương sống cho chiến lược logistics toàn cầu của bạn, biến hỗn loạn thành một điệu nhảy được dàn dựng.
Giờ hãy nói về vấn đề mà ai cũng thấy nhưng không muốn nhắc tới: gián đoạn. Tất cả chúng ta đều biết phục hồi sau gián đoạn chuỗi cung ứng không phải là chuyện 'nếu', mà là 'khi nào'. Bí quyết không nằm ở việc cố ngăn chặn mọi trục trặc có thể xảy ra—đó là một việc làm vô ích. Mà là xây dựng phản xạ cho nhóm từ xa để khi có sự cố, mọi người biết chính xác ai làm việc gì. Tôi từng chứng kiến một nhóm ở Buenos Aires chuyển hướng cả một đoàn container để tránh một cuộc biểu tình chính trị trong vòng 20 phút vì họ có sẵn các kịch bản ứng phó được viết trước và một kênh Slack dùng chung. Đó là quản lý logistics từ xa ở mức tốt nhất: chủ động, không bị động.
Công nghệ, tất nhiên, là yếu tố hỗ trợ ở đây. Các xu hướng công nghệ logistics đáng chú ý không chỉ