Mùa khai thuế đã đến—Đừng để giấy tờ phá hỏng cuối tuần của bạn. Hãy sắm một máy in đa chức năng & máy quét, tin tôi đi.
Bạn biết cái cảm giác bồn chồn khi nhìn chằm chằm vào tờ W-2 cần in lúc 10 giờ đêm, còn cửa hàng văn phòng phẩm thì đã đóng cửa một giờ trước chứ? Hoặc nỗi khiếp sợ khi phải chụp từng biên lai nhàu nát bằng điện thoại trong khi hạn nộp thuế cứ đến gần? Tôi từng trải qua rồi, và điều đó thật tệ. Đó chính là lý do một chiếc máy in đa chức năng và máy quét tử tế có thể biến tháng Tư đầy hoảng loạn thành một ngày thứ Ba dễ quản lý đến lạ. Và ngay lúc này, bạn có những lựa chọn chắc chắn—bạn có thể thuê một chiếc trong mùa này hoặc mua một chiếc máy tốt trong đợt giảm giá máy in đa chức năng mùa khai thuế. Để tôi hướng dẫn bạn như một người bạn đã từng mắc đủ mọi sai lầm để bạn không phải lặp lại.
Hãy hình dung thế này: đang là tháng Ba, và bàn ăn của tôi bị chôn vùi dưới đống biên lai, phiếu quyên góp, và một tờ 1099 lạc lõng suýt bị tôi giặt trong quần jean. Tôi từng nghĩ chiếc máy in tất cả trong một của mình chỉ là một cái chặn giấy sang chảnh cho đến khi nhận ra nó cơ bản là một trung tâm chỉ huy chuẩn bị thuế. Tôi có thể in các mẫu W-2 cho doanh nghiệp nhỏ của mình mà không gặp phải tình trạng lem mực gây khó chịu khiến bạn trông như vừa in chúng trong hang động. Và khi cần quét biên lai để khai thuế, tôi không bao giờ phải nheo mắt nhìn một bức ảnh điện thoại mờ nhòe nữa—tôi chỉ cần bỏ một xấp vào khay nạp, nhấn nút, và boop, chúng thành các tệp PDF sắc nét mà người hỗ trợ khai thuế của tôi thực sự khen ngợi. Vấn đề là thế này: nhiều người quên rằng máy quét tài liệu thuế không phải là một thiết bị ngách nào đó. Đó là sự khác biệt giữa một tệp kỹ thuật số gọn gàng và một hộp giày đầy giấy phai màu khiến nhân viên kế toán thở dài ngao ngán.
Giờ thì tôi hiểu—không phải ai cũng muốn sở hữu thêm một thiết bị công nghệ. Nếu bạn là người chỉ khai thuế một lần mỗi năm và chỉ cần thứ gì đó trong vài tháng, bạn hoàn toàn có thể thuê một máy quét/máy in trong mùa khai thuế. Nghiêm túc đấy, rất nhiều nơi cho thuê thiết bị và thậm chí một số dịch vụ trực tuyến cung cấp hợp đồng thuê ngắn hạn cho một thiết bị đa chức năng tử tế. Điều đó thật tuyệt vời nếu văn phòng tại nhà của bạn giống kiểu “bàn ăn kèm một chiếc laptop”. Bạn có thể thuê máy in trong mùa khai thuế, xử lý tất cả các bản sao và bản quét, in các mẫu W-2 cho người giữ trẻ hoặc trợ lý, rồi trả lại máy mà không phải để nó phủ bụi suốt mười một tháng tiếp theo. Tôi từng làm vậy vào một năm khi chiếc máy in phun cũ kỹ của tôi hỏng ngay đêm trước hạn nộp. Tôi bước vào một cửa hàng địa phương, lấy một máy thuê có thể làm mọi thứ, và trả lại vào tháng Tư. Không bừa bộn, không căng thẳng.
Nhưng nếu bạn có bất kỳ công việc tay trái nào, nhà cho thuê, hoặc chỉ thích giữ giấy tờ ngăn nắp suốt cả năm, thì việc mua là rất hợp lý. Máy in đa chức năng tốt nhất cho việc khai thuế không phải là chiếc có nhiều đèn nhấp nháy nhất—mà là chiếc xử lý các tác vụ cơ bản một cách trơn tru không lằng nhằng. Bạn cần một khay nạp tài liệu tự động để quét nhanh, in hai mặt để không lãng phí giấy, và một hệ thống mực in hoặc mực laser đáng tin cậy không khiến bạn tốn cả gia tài mỗi trang. Gần đây tôi để mắt đến vài mẫu vì một số nhà bán lẻ đang có đợt giảm giá máy in đa chức năng mùa khai thuế ngay lúc này, và thật lòng, mức giảm có thể sâu đến mức mua còn rẻ hơn thuê trong hai tháng. Nếu bạn quyết định mua một máy in đa chức năng cho mục đích thuế, hãy tìm loại được quảng cáo có phần mềm OCR tốt—điều đó sẽ biến các biên lai đã quét thành văn bản có thể tìm kiếm, điều này vô cùng quý giá khi bạn đang cuống cuồng tìm một khoản chi phí nào đó mà bạn đã quên ghi lại.
Đây là điều tôi thực sự ước ai đó đã nói cho tôi sớm hơn: không phải mọi máy quét đều như nhau khi bạn ngập đầu trong đống hồ sơ thuế. Một chiếc máy quét dùng để chuẩn bị hồ sơ thuế cần xử lý các tập giấy khổ hỗn hợp—như phiếu quyên góp nửa trang, mẫu đơn khổ legal và những hóa đơn nhà thuốc dài ngoằng khó chịu. Chiếc máy quét đầu tiên của tôi kẹt giấy với bất cứ thứ gì không đúng khổ letter (gần bằng A4), và cuối cùng tôi phải nạp tay bốn mươi trang như một kẻ khờ. Vì vậy, nếu bạn đang tìm mua máy quét cho hồ sơ thuế, hãy kiểm tra thông số xử lý giấy. Ngay cả các mẫu giá rẻ hiện nay cũng thường có khe riêng cho biên lai dài, điều đã cứu sự tỉnh táo của tôi năm ngoái. Và nếu bạn là người chịu trách nhiệm in mẫu W-2 cho nhân viên hoặc người giúp việc gia đình, hãy đảm bảo bất cứ thứ gì bạn mua hoặc thuê đều có thể giữ sự căn chỉnh (registration) ổn định. Một mẫu W-2 bị lệch hàng trông tệ một cách đáng ngạc nhiên, và IRS không quan tâm rằng máy in của bạn mới mua.
Ngày nay, một chiếc máy in đa năng cho hồ sơ khai thuế thực tế giống như một con dao đa năng Thụy Sĩ. Bạn in biểu mẫu, quét chứng từ kèm theo, sao chụp giấy tờ tùy thân, và đôi khi còn fax tài liệu cho một tổ chức cổ lỗ sĩ vẫn còn dùng fax. Có lần tôi phải fax một giấy ủy quyền đã ký và cửa hàng văn phòng đòi 3 USD một trang—đó là lúc tôi nhận ra chiếc máy đa năng 100 USD của mình đã tự hoàn vốn. Vào đợt giảm giá mùa khai thuế, bạn có thể chọn một mẫu không dây đặt gần bàn bếp, cho phép bạn quét biên lai thuế thẳng vào điện thoại hoặc lưu trữ đám mây trong lúc pha cà phê. Điều đó gần như khiến toàn bộ quy trình trở nên … dễ chịu? Được rồi, có thể không hẳn dễ chịu, nhưng chắc chắn bớt hỗn loạn hơn.
Cái hay của cuộc tranh luận thuê hay mua là bạn có thể điều chỉnh nó khớp chính xác với cuộc sống của mình. Nếu bạn đang ngập trong đống giấy tờ một lần và chỉ muốn nhẹ gánh, hãy thuê một máy quét kiêm máy in cho mùa khai thuế rồi xong. Nếu bạn biết năm sau mình vẫn cần in mẫu W-2, cộng với việc xử lý các bản quét lặt vặt cho hồ sơ bảo hiểm hay giấy tờ trường học, thì việc chớp lấy một chương trình giảm giá máy in đa năng mùa khai thuế là điều không cần đắn đo. Tôi có những người bạn mua máy cho mùa khai thuế và cuối cùng dùng nó để số hóa thẻ công thức nấu ăn và ảnh thời thơ ấu—hóa ra một chiếc máy quét tử tế lại gây nghiện một cách kỳ lạ.
Vì vậy, trước khi bạn cam chịu thêm một năm phải chạy đến tiệm photocopy 24 giờ vào phút chót, hãy dừng lại một nhịp. Hãy tìm xem có lựa chọn thuê máy nào xử lý được đống hỗn loạn trước mắt của bạn không, hoặc săn các chương trình giảm giá máy in đa năng sẽ còn dùng lâu dài. Khi bạn có thể in, sao chép và quét ngay tại nhà, bạn sẽ lấy lại những giờ khuya cho việc gì đó không phải giấy tờ. Và chuyên viên khai thuế của bạn hẳn sẽ cảm ơn vì các tệp kỹ thuật số gọn gàng thay vì một phong bì nhàu nhĩ đựng những hóa đơn bí ẩn. Chúc may mắn nhé—bạn làm được mà, và người bạn máy in mới của bạn đã sẵn sàng giúp việc.